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税の動き

不動産使用料の支払調書とマイナンバーの収集

マイナンバー制度導入により、今後従業員等はもちろん、取引先の個人番号を収集することになるが、その収集時期は原則として個人番号関係事務が発生した時点とされている。

不動産の使用料等の支払調書をはじめ、平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書の多くは個人番号の記載が必要となるが、個人番号収集の時期は契約時点ではなく、調書の作成時期が原則で、支払調書の額が少額で税務署への提出を要しない場合は、個人番号の収集はできない。ただし、不動産の使用料等の支払調書であれば、不動産の賃貸借契約等その年に支払う金額が決まっているものが多く、契約時点で一定の額を超えることが予見されれば、支払調書作成時期ではなく、契約時点で個人番号の収集が可能とされている。

不動産の使用料等の支払調書は、その年の支払金額の合計が15万円を超えるものについては税務署への提出義務があり、15万円以下であれば提出は不要だが、年のはじめに契約を行うなどして、その年の賃料の合計が15万円を超えることが明らかとなれば、契約時点で個人番号の収集が可能となる。年の中途の契約で、その年中に15万円を超えないことが分かれば収集はできないが、翌年の合計額が15万円を超えることがその時点で予見できる場合には、翌年の支払調書作成事務等のために個人番号を収集することは可能だ。

税務署への支払調書提出義務が生じることを予見して個人番号を収集しても、その契約内容が年の中途で変更になり、税務署への提出が不要となった場合には、収集した個人番号については速やかに復元不可能な手段で削除・廃棄をする必要がある。
(出所:税務通信10/19号より抜粋)

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